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Le déménagement d'une entreprise est une étape importante qui nécessite une préparation minutieuse. Plusieurs formalités doivent être accomplies pour assurer une transition sans heurts.
Informer les parties prenantes
Avant de déménager, il est essentiel d'informer toutes les parties prenantes de votre entreprise :- Salariés : Informer vos employés de la nouvelle adresse et des changements éventuels dans leurs conditions de travail.
- Clients : Communiquer la nouvelle adresse à vos clients par le biais de newsletters, de votre site web, et des réseaux sociaux.
- Fournisseurs : Prévenir vos fournisseurs pour éviter toute interruption dans la chaîne d'approvisionnement.
Réaliser les formalités administratives
Certaines démarches administratives sont incontournables lors d'un déménagement d'entreprise :- Modification des statuts : Si vous êtes en société, la modification des statuts pour indiquer la nouvelle adresse doit être réalisée.
- Registre du commerce : Déclarer le changement d'adresse au registre du commerce et des sociétés (RCS).
- Centre de formalités des entreprises (CFE) : Informer le CFE de votre nouvelle adresse.
- Organismes sociaux : Prévenir les organismes sociaux (URSSAF, caisses de retraite) du changement d'adresse.
Mettre à jour les documents officiels
Tous vos documents officiels doivent refléter la nouvelle adresse de votre entreprise :- Papeterie : Mettre à jour les en-têtes de vos courriers, cartes de visite, et factures.
- Site web : Modifier l'adresse sur votre site internet et vos signatures email.
- Bureaux : Installer une signalétique adéquate dans vos nouveaux locaux.
Organiser le déménagement physique
Le déménagement des biens matériels de l'entreprise doit être bien planifié :- Inventaire : Réaliser un inventaire des biens à déménager.
- Transport : Faire appel à une entreprise de déménagement spécialisée.
- Aménagement : Prévoir l'aménagement des nouveaux locaux pour une installation rapide et efficace.
Anticiper les aspects techniques
Assurez-vous que tous les aspects techniques sont couverts pour éviter toute interruption de vos activités :- Connexion internet : Vérifier et installer la connexion internet dans les nouveaux locaux.
- Matériel informatique : Assurer le transport et la réinstallation du matériel informatique.
- Téléphonie : Mettre à jour les lignes téléphoniques et le standard.
Conclusion
Déménager une entreprise nécessite une préparation rigoureuse et le respect de nombreuses formalités. En suivant ces étapes, vous pouvez vous assurer que votre transition vers vos nouveaux locaux se déroulera de manière fluide et sans heurts.
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Les dispositions des articles R.123-150 et R.123-152 du code de commerce prévoit que les greffiers, le GIE INFOGREFFE et l'Institut national de la propriété industrielle, sont seuls habilités à délivrer les extraits Kbis et plus généralement les certificats, copies ou extraits des inscriptions portées au registre et actes déposés en annexe. Cette délivrance intervient à un tarif réglementé unitaire fixé par l'arrêté du 28 février 2020 fixant les tarifs réglementés des greffiers des tribunaux de commerce 2,69 euros et peut être réalisée par voie dématérialisée via le site du Greffe pour un montant de 3,37 euros. Demande KBIS offre uniquement une prestation commerciale d'intermédiaire.
Les greffes des tribunaux de commerce sont seuls autorisés à délivrer les extraits Kbis et autres documents officiels en relation aux entreprises. Non affilié au gouvernement, le site Demande KBIS propose aux utilisateurs un service d’intermédiation avec les greffes des tribunaux de commerce, permettant d’obtenir un extrait K-bis sans se déplacer comprenant la vérification de la commande, sa transmission au greffe du tribunal de commerce concerné et sa livraison par voie numérique sous 24h ouvrées. Le tarif du service est de 49.90 euros. Néanmoins, l'usager peut entrer en contact directement avec les greffes des tribunaux de commerce pour réaliser ses démarches sans coût supplémentaire.
Les greffes des tribunaux de commerce sont seuls autorisés à délivrer les extraits Kbis et autres documents officiels en relation aux entreprises. Non affilié au gouvernement, le site Demande KBIS propose aux utilisateurs un service d’intermédiation avec les greffes des tribunaux de commerce, permettant d’obtenir un extrait K-bis sans se déplacer comprenant la vérification de la commande, sa transmission au greffe du tribunal de commerce concerné et sa livraison par voie numérique sous 24h ouvrées. Le tarif du service est de 49.90 euros. Néanmoins, l'usager peut entrer en contact directement avec les greffes des tribunaux de commerce pour réaliser ses démarches sans coût supplémentaire.